AUTOMATYZACJA

Automatyzacja dla wielu osób kojarzy się z czymś złym, albo nie potrzebnym. Nic bardziej mylnego. Automatyzacja prowadzi do zwiększenia zysków firmy, poprzez uwolnienie czasu, który był poświęcany na powtarzalne czynności. Istnieją obawy, że automatyzacja prowadzi do zwolnień, w mojej karierze nigdy nie zdarzyło się by klient chciał kogokolwiek zwolnić. Pracownik, który częściowo wykonywał powtarzalne działania po prostu dostaje nowe zadania do wykonania. Poniżej opisuje jak to wygląda w praktyce

1) Rozpoznanie

Rozpoznanie powtarzalnych procesów biznesowych

4) Przygotowanie

Przygotowanie automatyzacji

2) Korzyści

Ustalenie korzyści z automatyzacji

5) Wprowadzenie

Wprowadzenie automatyzacji

3) Wyliczenie

Wyliczenie opłacalności automatyzacji

1) Rozpoznanie

Rozpoznanie powtarzalnych procesów biznesowych

W każdej firmie znajduje się co najmniej jedno zadanie, które jest wykonywane przez pracownika regularnie a mogą być zamienione na program komputerowy lub system, ewentualnie wspomagane przez system. W przypadku pracy z pracownikami zwykle istnieje potrzeba odpowiedniej komunikacji, a ta może być zautomatyzowana tak by na końcu to system dbał o wykonanie ich wszystkich, a Ty był informowany jedynie wtedy, gdy istnieje opóźnienie. Najbardziej istotne są jednak te czynności, które w pełni mogą być przekonwertowane w aplikację cyfrową. Na przykład taką czynnością jest przyjmowanie towarów. To Ty możesz zadbać o to by dostawca wprowadzał ile przywiózł towaru do Twojej firmy, jaki będzie koszt przywiezionego towaru. Dzięki temu nikt nie musi poświęcać tyle czasu na weryfikację i prowadzenia zapisów do bazy. Jeżeli już korzystasz z systemu zarządzania da się z nim połączyć. Pracownikowi pozostanie jedynie kliknięcie “OK” lub ewentualnie wpisanie korekt

2) Korzyści

Ustalenie korzyści z automatyzacji

Zwykle automatyzacja wiąże się z korzyścią, lecz jeżeli nie masz w swojej firmie innych czynności jakie może wykonać pracownik to po prostu będzie on siedział na Facebooku, a tego nie chcesz. Niektóre procesy będą równać się kilku etatom w Twojej firmie. Znając poziom korzyści z wprowadzenia automatyzacji, należy skupić się na tym czy pozyskany czas jesteś w stanie zmienić w inne czynności w firmie lub rozwijać firmę. O wiele łatwiej jest zaryzykować, gdy obecny etat w połowie zautomatyzujesz i ta połowa będzie poświęcona na nową gałąź rozwoju firmy.

3) Wyliczenie

Wyliczenie opłacalności automatyzacji

Zwykle powtarzające się działania są w firmie od kilku miesięcy, ale zdarzają się zlecenia w których już miesiąc po stworzeniu firmy zgłasza się ona do nas by zautomatyzować procesy biznesowe. Zwykle standardem jest tu odniesienie się odpowiednio rok, dwa i pięć. W tym miejscu od nas otrzymasz informacje o koszcie automatyzacji jak i kosztach jego utrzymania. Zauważyć należy, że automat dobrze napisany a taki tylko przekazujemy będzie działał, aż do momentu zakończenia działalności lub też wyeliminowania danego procesu biznesowego z firmy. My nie zagłębiamy się w Twój biznes, chyba że nam to zlecisz, dlatego podajemy zwykle tablice korzyści.

Jeżeli koszt zwraca się po roku...

Jeżeli koszt automatyzacji zwraca się po roku to jest ona tania i zalecamy jak najszybsze wdrożenie. Nie wiemy jakiej automatyzacji potrzebujesz, ale wyobraź sobie że prowadzisz firmę transportową i ktoś proponuje Tobie, że przerobi za 10 tysięcy Twoje auta tak, że będą spalać mniej o 20% bez wpływu na trwałość. W ten sposób płacąc 10 tysięcy po roku jesteś już spłaciłeś koszt takiej usługi, a auta będą pracować jeszcze parę lat. Wtedy mówimy o taniej automatyzacji.

Jeżeli koszt zwraca się po dwóch latach...

Jeżeli koszt automatyzacji zwraca się po dwóch latach mówimy o standardzie w automatyzacji. Zwykle koszt automatyzacji zwraca się po dwóch latach od wdrożenia. Zwykle nie jest to sama cena wytworzenia oprogramowania lecz sam koszt utrzymania przenosi zwrot o parę miesięcy. Taki koszt dla Ciebie oznacza zastanowienie się. Głównie w perspektywie zaangażowania uwolnionego czasu. Jeżeli ten uwolniony czas przyniesie Ci większe zyski to rzeczywisty czas może spaść do roku, z kolei jeżeli nadal uwolniony czas nie będzie bezpośrednio wpływać na zysk to Ty musisz zdecydować.

Jeżeli koszt automatyzacji zwraca się po pięciu latach...

Jeżeli koszt automatyzacji zwraca się po pięciu latach mówimy o ryzykownej automatyzacji. Jeszcze nigdy nie robiliśmy takiej automatyzacji, choć było kilka takich propozycji. Zwykle je odradzamy i zalecamy zastanowić się nad innymi elementami, które można zautomatyzować. Perspektywa pięcioletnia zwrotu z inwestycji o ile na papierze wygląda znakomicie, ale pięć lat to sporo, niektóre firmy w tym czasie całkowicie potrafią zmienić branżę.

4) Przygotowanie

Przygotowanie automatyzacji

Jeżeli docierasz z automatyzacją do tego etapu, to już w naszej gestii jest przygotowanie dla Ciebie systemu, aplikacji lub też strony WWW, która zautomatyzuje procesy. Zależnie od skomplikowania może trwać to od miesiąca do nawet pół roku. Jeżeli coś trwa ponad pół roku to staramy się to podzielić na części by jak najszybciej część procesów była automatyczna a w tym czasie pracujemy nad resztą. Po zakończeniu oprogramowania zostaje przekazane do Ciebie wraz z instrukcją obsługi, jeżeli wymagany jest dodatkowy sprzęt to z wskazaniem miejsca, gdzie można zakupić taki sprzęt. Czasem także instalujemy takie oprogramowanie jeżeli jest dość skomplikowane.

5) Wprowadzanie

Wprowadzenie automatyzacji

Pracownicy muszą przyzwyczaić się do tego, że teraz część ich pracy jest wykonywana przez automat lub też wspomagana przez nich. Początkowo mogą zdarzyć się przypadki, gdzie pracownicy zapominają oznaczyć wykonanie procesów, przez co na przykład nie są wysyłane maile do klientów. Połowa automatyzacji wymaga inicjalizacji automatu z zewnątrz, czyli kliknięcia przez pracownika lub też wystąpienie określonego zdarzenia w zintegrowanym systemie. Wspominamy o tym ponieważ początkowe dopilnowanie pozwala bezproblemowo oszczędzać czas. A mieliśmy informacje o tym, że pracownicy pewnego klienta nie korzystali z systemu i ręcznie wprowadzali dane, przez co klient zapłacił za automatyzację i jednocześnie nie oszczędzano czasu. Zwrócił się on do nas z potrzebą stworzenia systemu nadzorującego wykonanie działań przez pracowników i klient dopiero zaczął oszczędzać czas. Zwykle taki system nadzoru proponujemy już w ramach punktu 3), ale można dowolnie wybrać czy go potrzebujesz, wtedy koszt jest niższy.